Aktualno: Sprejemanje letnih poročil in izvedba občnih zborov

Povzemamo aktualne informacije glede izvedbe občnih zborov v času epidemije in sprejemanja letnih poročil društev.

PRIPRAVA IN SPREJETJE LETNIH POROČIL DRUŠTEV

Društva morajo po Zakonu o društvih (29. člen) do 31. marca na AJPES oddati letno poročilo (ta rok je bil sicer izjemoma v letu 2020 zaradi epidemije prestavljen na konec maja).

Pred oddajo poročila na AJPES mora občni zbor društva sprejeti letno poročilo (26.člen), pred tem ga mora pregledati tudi nadzorni odbor društva oz. odvisno od tega, kako je zapisano v posameznem statutu društva.

IZVEDBA OBČNIH ZBOROV

Ker smo še vedno v času epidemije in veljajo ukrepi o omejevanju zbiranja in s tem prepoved javnega zbiranja, je le-te potrebno opraviti na drug način.

Zakon o interventnih ukrepih za omilitev posledic drugega vala epidemije Covid-19 omogoča, da se ne glede na določitve statuta oziroma pravil društva (zveze društev, podružnice tujih društev) o sklicu in izvedbi zbora članov (občnih zborov, skupščin …), lahko o najpomembnejših odločitvah zbor članov izvede korespondenčno (dopisno preko navadne pošte, dopisno prek elektronske pošte,  prek aktivne video povezave – online …).

Pri tem je treba zagotoviti enakopravnost sodelovanja vseh članov. To pomeni, da morajo o sklicu takšne seje in tudi z morebitnim gradivom vse člane pravočasno obvestiti in jim tudi omogočiti, da oddajo svoj glas.

Po koncu korespondenčne seje je treba o sprejetih sklepih oziroma o izidu glasovanja vse člane tudi takoj obvestiti.

Če statut društva določa, da je potrebno pri določenih vprašanjih izvesti tajno glasovanje (npr. volitve predsednika), ta obveznost velja tudi pri korespondenčni seji zbora članov. Tajno glasovanje se lahko zvede po pošti, prek interneta (za to možnost se naj društvo odloči zgolj v primeru, da imajo vsi člani dostop do interneta in so vešči uporabe IKT tehnologije).

Če boste glasovanje izvedli pisno (po elektronski ali navadni pošti), v obvestilu določite rok trajanja seje oziroma rok za glasovanje o predlaganih sklepih seje. Priporočljivo je, da je rok za glasovanje vsaj tri dni, če se glasuje po elektronski pošti, oz. vsaj pet do sedem dni, če se glasuje po navadni pošti. Nekaj dodatnih dni dopustite še za razpravo. Če se seja prične takoj (tako da se seja prične kar s samim sklicem), pri določitvi roka za glasovanje upoštevajte tudi rok za sklic seje organa (rok od sklica seje do poteka glasovanja ne sme biti krajši od roka za sklic seje, ki je določen v statutu).

Pri izvedbi seje po elektronski pošti naj bodo društva pozorna tudi na pravila varstva osebnih podatkov – nevladna organizacija ne sme razkriti elektronskega naslova posameznikov drugim, če za to nima soglasja ali druge podlage. Zato obvestila pošiljamo v t. i. »skriti kopiji«.

Obširne informacije o izvedbi sej na daljavo je pripravil CNVOS in jih lahko najdete tukaj:

https://www.cnvos.si/novice/2633/kako-izvesti-zbor-clanov-na-daljavo/